RDC: Les récentes évolutions de la fonction conformité dans les secteurs financier et des assurances

La fonction conformité (Compliance en anglais) est une fonction indépendante chargée du suivi du risque de non-conformité qui lui, est défini comme le fait d’exposition d’une entreprise à un risque de réputation, de pertes financières, ou de sanctions en raison du non-respect des dispositions légales et réglementaires, des normes et pratiques applicables à ses activités ou des codes de conduite. Cette fonction a connu une évolution remarquable ces dernières années dans les secteurs financier et des assurances en République Démocratique du Congo (RDC).

Les sociétés d’assurance, jeunes comme la très récente libéralisation du secteur des assurances congolais, procèdent à la mise en place des fonctions conformité et à l’embauche de leurs animateurs et ce, sur base des règles de bonne gouvernance généralement connues, suivant les meilleures pratiques du marché global des assurances et s’inspirant du secteur financier qui, quant à lui, a connu de grandes évolutions visant l’amélioration de l’efficacité de la fonction conformité comme l’un des principaux outils de la bonne gouvernance à travers la prise, par la Banque Centrale du Congo (BCC), d’une nouvelle instruction n° 17 en date du 14 mai 2019 régissant le contrôle interne (Instruction 17). Dans les lignes qui suivent, nous présentons quelques grandes innovations de ces récentes évolutions réglementaires.

1. Le rang, le positionnement et l’indépendance de la fonction conformité

L’article 30 de l’Instruction 17 requiert que la fonction de responsable de conformité doit être confiée à un cadre de direction de haut niveau, présentant toutes les garanties de moralité, d’honorabilité, de compétence et d’expérience professionnelle. Son positionnement hiérarchique dans l’organigramme de l’institution financière doit lui conférer l’autorité nécessaire pour émettre un avis indépendant vis-à-vis des fonctions opérationnelles.

Il est précisé que le responsable de la conformité, doit posséder un rang hiérarchique immédiatement inférieur à la direction générale.

Le besoin d’indépendance effective de la conformité et de son animateur impose que cette fonction réponde aux conditions suivantes :

• être directement rattachée à l’organe exécutif;

• disposer d’un lien fonctionnel renforcé avec le conseil d’administration (conseil), un lien qui peut s’exercer directement ou par l’intermédiaire du comité d’éthique et de conformité qui est un comité spécialisé du conseil d’administration;

• coordonner la gestion du risque de non-conformité au sein de l’institution;

• être indépendante des unités opérationnelles et exclusives de l’exercice de toute autre fonction au sein de l’établissement assujetti ;

• le responsable et les préposés en charge de la conformité doivent posséder un niveau élevé de compétence dans le domaine des activités bancaires et financières et une connaissance approfondie des règles et normes en vigueur.

2. L’exigence d’un comité spécialisé au sein du conseil pour la conformité

A son article 45, l’Instruction 17 fait de la création du comité d’éthique et de conformité, comme comité spécialisé du conseil, une exigence à laquelle on ne peut déroger qu’avec l’autorisation préalable de la BCC. Ce comité doit être composé d’au moins trois administrateurs qui ne doivent pas être à la fois membres comité d’audit qui est un autre comité. Il se réunit au moins trois fois par an. Le président du comité d’éthique et de conformité ne peut cumuler cette fonction avec celle du président du comité d’audit ou du comité des risques, sauf en cas de fusion avec ce dernier, fusion qui requiert également une autorisation préalable de la BCC.

Le comité d’éthique et de conformité a pour rôles notamment de :

• superviser et contrôler la fonction de contrôle de la conformité;

• s’assurer de la conformité des activités de l’institution au regard du cadre législatif, réglementaire et administratif en vigueur;

• examiner les échanges de correspondances entre l’institution et les autorités de tutelle;

• émettre des avis sur le projet de code de déontologie de l’institution, ainsi que tout autre document concernant la politique d’éthique et de conformité élaborés par la direction générale;

• examiner les rapports des contrôles internes réalisés pour s’assurer de la bonne exécution de la politique susmentionnée;

• examiner les alertes exercées par le personnel usant de leur droit d’alerte en matière de conformité, ainsi que les rapports produits par le responsable de la conformité;

• donner son avis préalable pour tout projet d’exercice d’activités à l’étranger et de mise en place des nouveaux produits.

3. La protection du responsable de la fonction conformité

En vue d’empêcher les représailles de la part l’institution en générale et plus particulièrement de la part de la direction générale contre le responsable de la conformité, la nouvelle réglementation prévoit que toute révocation du responsable de la conformité doit faire l’objet d’une information à la BCC appuyée par un dossier justifiant les motifs de ladite décision. Cette révocation ne peut intervenir qu’après l’avis conforme du conseil, après avoir recueilli l’avis du comité d’audit et du comité d’éthique et de conformité.

Ainsi, en cas de révocation abusive au mépris des exigences ci-dessus et en violation du code du travail, l’institution concernée s’expose aux sanctions prévues par les lois et réglementations en vigueur (article 48 de l’Instruction 17).

4. Centralisation des informations liées aux problèmes et dysfonctionnements révélés lors des contrôles de conformité

L’instruction 17, à son article 54, tient à ce qu’il ne soit pas seulement identifié les problèmes et dysfonctionnements lors des contrôles de conformité, mais il faut aussi que ceux-ci soient examinés et qu’ils fassent l’objet des actions correctives. Ainsi, la fonction conformité est tenue de disposer de procédures de centralisation de toutes les informations sur les problèmes et dysfonctionnements ci-dessus évoqués. Pour tout institution appartenant à un groupe, ces procédures doivent couvrir les modalités de centralisation des informations à destination de celui-ci. Il est donc exigé de la fonction conformité d’exercer une surveillance sur les actions correctives.

5. Alerte du responsable de conformité à l’autorité de régulation

La nouvelle réglementation impose à la direction générale et au conseil d’examiner et de donner une suite aux alertes sur une opération susceptible de faire encourir un risque grave à l’institution. Dans tout cas où la direction générale et le conseil ne donnent aucune suite à pareille alerte, le responsable de la conformité est tenu d’alerter directement, et par toutes voies de droit, la BCC. Toutefois, la réglementation précise que le responsable de conformité ne peut pas être sanctionné en cas de transmission de bonne foi à la BCC d’une alerte fondée sur des éléments justifiés (article 55 de l’Instruction 17) ; ce qui suppose que l’institution financière peut sanctionner son responsable de la conformité qui transmet de mauvaise fois une alerte injustifiée à l’autorité de régulation.

6. Conclusion

La dynamique qui caractérise l’évolution pratique et réglementaire de la fonction conformité dans le secteur financier de la RDC depuis la dernière décennie et plus spécialement lors des reformes de 2019 démontre une volonté manifeste de la BCC de faire de la conformité l’un des outils incontournables du contrôle interne et de la bonne gouvernance au sein des banques commerciales et autres institutions financières et ne peut qu’être encouragée.

L’Autorité de Régulation et du Contrôle des Assurance, ARCA en sigle, pourra prendra aussi des réglementations devant régir, au moyen des dispositions contraignantes, la fonction conformité dans le secteur des assurances, en vue d’offrir aux jeunes sociétés d’assurance de la RDC la possibilité d’avoir des fonctions de conformité construite sur la base d’un cadre réglementaire dédié.

Source originale : http://xw1n0.mjt.lu/nl2/xw1n0/5n4n1.html?hl=fr